Vom Urteil zum mandantenverständlichen Memo

Copilot prüft, fasst zusammen und bereitet juristische Texte für Nicht-Juristen auf, ohne den rechtlichen Kern zu verlieren. Der Weg dorthin braucht klare Vorgaben.

Ein Urteil oder ein komplexer Gesetzestext ist für Juristinnen und Juristen lesbar, für die meisten Mandantinnen und Mandanten aber nicht. Die Aufgabe, einen solchen Text in ein verständliches Memo zu übersetzen, gehört zum juristischen Alltag und ist zugleich eine der Aufgaben, bei denen der Grat zwischen Vereinfachung und Verfälschung besonders schmal ist. Copilot kann diese Übersetzung unterstützen, wenn man den Auftrag präzise genug formuliert.

Das Spannungsfeld zwischen Verständlichkeit und Präzision

Jede Vereinfachung eines juristischen Textes birgt das Risiko, wichtige Nuancen zu verlieren. Ein Urteil, das eine Frage nur unter bestimmten Voraussetzungen bejaht, wird in einer zu starken Vereinfachung leicht zu einer uneingeschränkten Aussage, die so nicht mehr zutrifft. Dieses Risiko besteht bei jeder Übersetzung in einfachere Sprache, ob durch einen Menschen oder durch ein KI-Werkzeug erstellt, und es lässt sich nicht vollständig eliminieren, aber durch klare Vorgaben deutlich reduzieren.

Der Schlüssel liegt darin, Copilot nicht einfach zu bitten, den Text verständlicher zu machen, sondern explizit vorzugeben, welche Einschränkungen und Voraussetzungen zwingend erhalten bleiben müssen, auch wenn die Sprache insgesamt vereinfacht wird.

Der gezielte Auftrag

Schlechter Prompt:

Fasse dieses Urteil einfach zusammen.

Besserer Prompt:

Übersetze die Kernaussage dieses Urteils in eine für Nicht-Juristen verständliche Sprache. Erhalte dabei zwingend alle Voraussetzungen und Einschränkungen, unter denen die Aussage gilt. Verwende keine Fachbegriffe ohne kurze Erklärung. Kennzeichne am Ende in einem separaten Abschnitt, welche rechtlichen Nuancen durch die Vereinfachung nicht vollständig wiedergegeben werden konnten.

Der letzte Satz dieses Prompts ist besonders wichtig. Er zwingt das System, seine eigenen Vereinfachungen transparent zu machen, statt den Eindruck einer vollständigen und nuancenfreien Übersetzung zu erwecken. Diese Transparenz ist im Mandantenkontakt Gold wert, weil sie verhindert, dass eine notwendige Vereinfachung als abschliessende rechtliche Aussage missverstanden wird.

Wie sich die Zielgruppe auf die Formulierung auswirkt

Ein Memo für eine Privatperson ohne juristische Vorbildung braucht eine andere Sprache als ein Memo für eine Rechtsabteilung eines Unternehmens, die zwar nicht auf das spezifische Fachgebiet spezialisiert ist, aber mit juristischer Terminologie grundsätzlich vertraut ist. Diese Unterscheidung sollte im Prompt explizit gemacht werden, weil Copilot sonst eine mittlere, für beide Zielgruppen nicht optimale Sprachebene wählt.

Eine klare Zielgruppenbeschreibung, etwa Privatperson ohne juristische Vorkenntnisse oder Inhouse-Juristin ohne Spezialisierung auf dieses Rechtsgebiet, hilft dem System, den richtigen Grad an Vereinfachung und die richtige Menge an erklärenden Zusätzen zu wählen, statt hier zu raten.

Die Kontrolle vor dem Versand

Ein Memo, das an eine Mandantschaft geht, verlangt eine sorgfältige Endkontrolle durch eine fachkundige Person, unabhängig davon, wie gut der Copilot-Entwurf war. Diese Kontrolle prüft nicht nur die sprachliche Qualität, sondern insbesondere, ob die im Prompt verlangte Transparenz über Einschränkungen tatsächlich eingehalten wurde und ob keine für den konkreten Fall entscheidende Nuance verloren gegangen ist.

Diese Kontrolle lässt sich beschleunigen, indem man gezielt den vom System selbst erstellten Abschnitt zu den nicht vollständig wiedergegebenen Nuancen zuerst liest, bevor man den gesamten Text prüft. Dieser Abschnitt zeigt oft direkt an, wo die grösste Aufmerksamkeit bei der Endkontrolle nötig ist.

Ein Beispiel für eine gelungene Übersetzung

Ein Urteil stellt fest, dass eine bestimmte Klausel unter der Voraussetzung unwirksam ist, dass sie nicht im Einzelnen ausgehandelt wurde. Eine zu starke Vereinfachung könnte daraus die Aussage machen, dass diese Klauselart generell unwirksam sei, was schlicht falsch wäre. Eine sorgfältige Übersetzung hält stattdessen fest, dass die Klausel in den meisten Fällen unwirksam ist, es sei denn, sie wurde nachweislich individuell verhandelt, und erklärt in einfachen Worten, was individuelles Aushandeln in diesem Zusammenhang bedeutet.

Diese Art der Übersetzung erfordert vom System, zwischen der Kernaussage und ihren notwendigen Einschränkungen zu unterscheiden, statt beides gleich zu behandeln. Genau diese Unterscheidung ist es, die im Prompt explizit eingefordert werden muss, weil sie sonst zugunsten einer kürzeren, knackigeren, aber ungenauen Formulierung geopfert werden könnte.

Wann sich der Mehraufwand besonders lohnt

Der zusätzliche Aufwand einer sorgfältigen, nuancenerhaltenden Übersetzung lohnt sich besonders bei Mandaten mit hoher Tragweite oder bei wiederkehrenden Fragestellungen, zu denen häufig ähnliche Memos erstellt werden müssen. Bei einer solchen wiederkehrenden Fragestellung lässt sich der einmal erarbeitete Prompt mit seinen spezifischen Vorgaben zur Nuancenerhaltung als Vorlage speichern und bei jedem neuen, ähnlich gelagerten Fall direkt wiederverwenden.

Diese Wiederverwendbarkeit ist einer der grössten praktischen Vorteile einer sorgfältigen Prompt-Entwicklung für Standardaufgaben: Der einmalige Mehraufwand, alle relevanten Einschränkungen und Vorgaben präzise zu formulieren, amortisiert sich bereits nach wenigen weiteren Anwendungen und führt langfristig zu einer erheblichen Zeitersparnis gegenüber einer manuellen Neuformulierung bei jedem einzelnen Fall.

Warum diese Fähigkeit auch die eigene Fachkompetenz stärkt

Die wiederholte Auseinandersetzung mit der Frage, welche Nuancen bei einer Vereinfachung erhalten bleiben müssen, schärft mit der Zeit auch die eigene Fähigkeit, komplexe Sachverhalte klar zu strukturieren. Wer regelmässig prüft, ob eine von Copilot erstellte Übersetzung die wesentlichen Einschränkungen korrekt wiedergibt, entwickelt ein feineres Gespür dafür, welche Aspekte einer juristischen Aussage tatsächlich unverzichtbar sind und welche eher der akademischen Vollständigkeit dienen, ohne für die konkrete Fragestellung entscheidend zu sein.

Diese Nebenwirkung macht die Arbeit mit Copilot an dieser Aufgabe zu mehr als einer reinen Effizienzsteigerung. Sie wird zu einer Übung in klarer juristischer Kommunikation, einer Fähigkeit, die auch unabhängig von jedem KI-Werkzeug zu den wertvollsten Kompetenzen im Berufsalltag zählt.

Ein Hinweis zur Sprache bei mehrsprachigen Mandaten

Bei Mandaten, die mehrsprachig geführt werden, verdient die Übersetzung juristischer Kernaussagen zusätzliche Aufmerksamkeit, weil eine Vereinfachung, die in einer Sprache gut funktioniert, in der Übersetzung in eine andere Sprache erneut Nuancen verlieren kann. Wer ein Memo für ein mehrsprachiges Mandat vorbereitet, sollte den Prompt entsprechend anpassen und explizit darauf hinweisen, dass die Übersetzung in eine bestimmte Zielsprache erfolgen soll, damit Copilot die sprachliche und die inhaltliche Vereinfachung nicht in zwei getrennten, möglicherweise inkonsistenten Schritten vornimmt.

Wie sich Rückfragen der Mandantschaft einordnen lassen

Erhält man nach Versand eines solchen Memos Rückfragen von der Mandantschaft, lohnt es sich, diese Rückfragen selbst als Signal zu werten, ob die Übersetzung tatsächlich gelungen war. Häufige Rückfragen zu einem bestimmten Punkt deuten darauf hin, dass die entsprechende Passage noch nicht verständlich genug formuliert war, unabhängig davon, wie sorgfältig der ursprüngliche Prompt gestaltet war. Diese Rückmeldung lässt sich nutzen, um den eigenen Prompt für künftige, ähnliche Memos weiter zu verfeinern.

Diese Sorgfalt bei der Übersetzung zahlt sich auch dann aus, wenn dieselbe rechtliche Frage später in einem anderen Zusammenhang erneut auftaucht, weil ein bereits erprobter, nuancenerhaltender Prompt als Ausgangspunkt für die nächste ähnliche Übersetzung dienen kann, statt jedes Mal von Grund auf neu formuliert werden zu müssen.

Verständlichkeit darf nicht auf Kosten der Präzision gehen. Eine explizite Vorgabe zu den zu erhaltenden Einschränkungen macht den Unterschied.

Die Übersetzung juristischer Texte in verständliche Sprache bleibt eine anspruchsvolle Aufgabe, die menschliche Sorgfalt erfordert. Copilot kann diese Aufgabe erheblich beschleunigen, wenn der Auftrag von Anfang an die richtigen Leitplanken setzt, welche Präzision erhalten bleiben muss.

Copilot anhand konkreter juristischer Aufgaben einsetzen

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