PowerPoint aus Dokumenten: die Entscheidungsvorlage in Minuten

Wie rechtliche Kernaussagen für Organe und interne Entscheide strukturiert werden, plus die Prompts, die kontroverse Punkte und Publikumsfragen antizipieren.

Ein umfangreiches Rechtsgutachten oder ein langer Vertragsentwurf muss vor einem Verwaltungsrat oder einer Geschäftsleitung oft in wenigen Minuten präsentiert werden. Die Übersetzung von vielen Seiten Fliesstext in eine knappe, entscheidungsfähige Präsentation ist eine eigene Fertigkeit, die viel Zeit kosten kann, wenn man sie von Grund auf manuell erledigt. Copilot kann diesen Übersetzungsprozess erheblich beschleunigen, wenn man weiss, welche Fragen man ihm stellen sollte.

Warum die blosse Kürzung nicht reicht

Eine Präsentation ist keine verkürzte Version eines Dokuments, sondern eine eigene Textsorte mit eigener Logik: Sie muss die Kernaussagen isolieren, ohne den Kontext ganz zu verlieren, und gleichzeitig antizipieren, welche Fragen ein Publikum stellen wird, das den vollständigen Text nicht gelesen hat. Wer ein Dokument einfach Satz für Satz kürzt, erhält am Ende oft eine Ansammlung von Fragmenten, die für sich genommen wenig Sinn ergeben, weil der verbindende Argumentationsfaden verloren gegangen ist.

Copilot lässt sich gezielt auf diese eigene Logik einer Präsentation ansetzen, wenn man es nicht bittet, den Text zu kürzen, sondern gezielt nach den Kernaussagen und dem erwarteten Diskussionsbedarf fragt, zwei Fragen, die sich von einer reinen Kürzung deutlich unterscheiden.

Die drei entscheidenden Prompts

Prompt 1, Kernaussagen:

Was sind die drei bis fünf Kernaussagen dieses Dokuments, die eine Entscheidungsträgerin ohne juristischen Hintergrund verstehen muss, um eine informierte Entscheidung zu treffen?

Prompt 2, mögliche Fragen:

Welche Fragen könnte das Publikum zu diesem Dokument stellen? Liste die wahrscheinlichsten fünf Fragen mit einer kurzen Antwort in Stichworten.

Prompt 3, kontroverse Punkte:

Welche Aussagen in diesem Dokument könnten im Publikum kontrovers diskutiert werden? Begründe kurz, warum.

Diese drei Prompts liefern zusammen das Rohmaterial für eine Präsentation, die nicht nur informiert, sondern auf die tatsächliche Diskussion im Raum vorbereitet ist. Der dritte Prompt ist dabei besonders wertvoll, weil er hilft, heikle Passagen bereits vor der Präsentation zu identifizieren und die eigene Argumentation entsprechend vorzubereiten, statt von einer kritischen Nachfrage überrascht zu werden.

Wie sich daraus eine Foliendramaturgie entwickelt

Aus den identifizierten Kernaussagen lässt sich eine natürliche Foliendramaturgie ableiten: eine Folie pro Kernaussage, ergänzt um eine abschliessende Folie, die auf die wahrscheinlichsten Fragen bereits vorbereitet antwortet, entweder direkt sichtbar oder als vorbereitete Zusatzfolie für die Diskussion. Diese Struktur folgt der tatsächlichen Logik einer Entscheidungsvorlage, statt der oft zufälligen Kapitelstruktur des ursprünglichen Dokuments zu folgen, die für eine mündliche Präsentation selten optimal ist.

Wer diese Struktur einmal für einen Dokumenttyp entwickelt hat, etwa für Vorstandsvorlagen zu Vertragsprüfungen, kann sie als Vorlage für künftige, ähnliche Präsentationen wiederverwenden und muss nicht jedes Mal von Grund auf neu überlegen, wie ein Dokument am besten in eine Präsentation übersetzt wird.

Ein Hinweis zur visuellen Gestaltung

Copilot kann bei der inhaltlichen Strukturierung erheblich helfen, die eigentliche visuelle Gestaltung der Folien, Layout, Farbwahl, Bildmaterial, bleibt aber eine Aufgabe, die entweder manuell oder mit den entsprechenden Gestaltungswerkzeugen erfolgen sollte. Eine inhaltlich exzellente, aber visuell überladene Folie verfehlt ihren Zweck ebenso wie eine visuell ansprechende, aber inhaltlich unklare. Beide Aspekte verdienen eigene Aufmerksamkeit, und Copilot deckt in erster Linie den inhaltlichen Teil ab.

Die Kontrolle vor der eigentlichen Präsentation

Wie bei jedem Copilot-Ergebnis gilt auch hier: Die identifizierten Kernaussagen und antizipierten Fragen müssen von einer fachkundigen Person geprüft werden, bevor sie tatsächlich präsentiert werden. Insbesondere die Frage, ob wirklich alle relevanten kontroversen Punkte erkannt wurden, verdient eine bewusste eigene Überlegung, weil ein übersehener heikler Punkt in der tatsächlichen Diskussion zu einer unangenehmen Überraschung führen kann, die sich mit einer sorgfältigeren Vorbereitung hätte vermeiden lassen.

Wie sich diese Methode auf unterschiedliche Publikumstypen anpassen lässt

Ein Verwaltungsrat mit überwiegend betriebswirtschaftlichem Hintergrund braucht eine andere Gewichtung der Kernaussagen als eine Geschäftsleitung mit operativem Fokus oder ein Aufsichtsgremium mit besonderem Interesse an Compliance-Fragen. Diese Unterscheidung sollte im Prompt explizit gemacht werden, etwa durch die Angabe, für welches Gremium mit welchem typischen Interessenschwerpunkt die Präsentation erstellt wird, damit Copilot die Auswahl und Gewichtung der Kernaussagen entsprechend anpasst.

Wer regelmässig vor demselben Gremium präsentiert, entwickelt mit der Zeit ein gutes Gespür dafür, welche Formulierung und Gewichtung bei diesem spezifischen Publikum am besten ankommt, und kann dieses Wissen direkt in künftige Prompts einfliessen lassen.

Der Umgang mit besonders komplexen, mehrschichtigen Dokumenten

Bei Dokumenten, die mehrere, thematisch unterschiedliche Fragestellungen gleichzeitig behandeln, etwa ein Gutachten, das sowohl vertragliche als auch regulatorische Aspekte abdeckt, lohnt es sich, die drei beschriebenen Prompts getrennt für jeden Themenblock anzuwenden, statt das gesamte Dokument in einem Durchgang zu verarbeiten. Diese Aufteilung verhindert, dass sich die Kernaussagen der unterschiedlichen Themenblöcke in einer einzigen, überladenen Antwort vermischen.

Aus den getrennt erarbeiteten Kernaussagen lässt sich anschliessend eine übergeordnete Struktur für die gesamte Präsentation ableiten, die die einzelnen Themenblöcke sinnvoll ordnet und miteinander verbindet, statt sie unverbunden nebeneinanderzustellen.

Warum die Vorbereitung auf Fragen oft wichtiger ist als die Folien selbst

Erfahrene Präsentierende wissen, dass der eigentliche Erfolg einer Präsentation vor einem Entscheidungsgremium selten an den Folien selbst hängt, sondern an der souveränen Beantwortung der anschliessenden Fragen. Die von Copilot antizipierten Fragen und vorbereiteten Antworten sind deshalb oft wertvoller als die Folien, weil sie die Grundlage für genau jenen Teil der Präsentation bilden, der über den tatsächlichen Erfolg entscheidet.

Wer diese Prioritätensetzung verinnerlicht, investiert die eigene Vorbereitungszeit bewusst stärker in die Antizipation kritischer Fragen als in die visuelle Perfektionierung der Folien, ein Fokus, der sich in der tatsächlichen Sitzung fast immer auszahlt.

Ein abschliessender Gedanke zur Wiederverwendung über Gremien hinweg

Eine einmal für ein bestimmtes Thema erarbeitete Kernaussagen-Struktur lässt sich häufig mit geringen Anpassungen auch für ein anderes Gremium wiederverwenden, das über ein verwandtes Thema informiert werden muss. Diese Wiederverwendbarkeit über Gremiengrenzen hinweg macht die einmal investierte Sorgfalt bei der Prompt-Formulierung zu einer Investition, die sich mehrfach auszahlt, statt nur für eine einzige Präsentation genutzt zu werden.

Zusatz zur Nutzung für die eigene Vorbereitung

Selbst wenn die eigentliche Präsentation am Ende von einer anderen Person gehalten wird, lohnt es sich für die Autorin oder den Autor des zugrunde liegenden Dokuments, die von Copilot antizipierten Fragen selbst durchzugehen. Diese Vorbereitung stellt sicher, dass die präsentierende Person im Ernstfall auf eine kritische Nachfrage nicht unvorbereitet reagieren muss, sondern auf bereits durchdachte Antworten zurückgreifen kann.

Diese Kombination aus inhaltlicher Verdichtung und Antizipation der Diskussion macht den entscheidenden Unterschied zwischen einer Präsentation, die informiert, und einer, die tatsächlich zu einer Entscheidung führt, was am Ende der eigentliche Zweck jeder Entscheidungsvorlage sein sollte.

Kernaussagen, erwartete Fragen, kontroverse Punkte: Diese drei Prompts liefern das Rohmaterial für eine Präsentation, die auf die tatsächliche Diskussion vorbereitet ist.

Die Übersetzung eines umfangreichen Dokuments in eine entscheidungsfähige Präsentation, die sonst Stunden dauern kann, lässt sich mit den richtigen Fragen an Copilot auf einen Bruchteil dieser Zeit verkürzen, ohne an inhaltlicher Substanz zu verlieren, und ohne die Qualität der eigentlichen Entscheidungsvorlage zu beeinträchtigen.

Copilot anhand konkreter juristischer Aufgaben einsetzen

Im offenen Online-Workshop arbeiten Sie mit typischen Aufgaben aus Kanzleien, Rechtsdiensten, Verwaltungen und Gerichten. Sie lernen, Copilot sinnvoll anzuleiten, Ergebnisse zu prüfen und wiederverwendbare Arbeitsweisen aufzubauen.