Copilot in Excel für Jurist:innen ohne Zahlen-Affinität

Auffälligkeiten in Zahlenwerken erkennen, Formeln erklären lassen, Zahlen in klare Aussagen übersetzen. Am Beispiel einer steuerlichen Plausibilitätsprüfung.

Viele Juristinnen und Juristen haben ihren Beruf gewählt, gerade weil er wenig mit Zahlen zu tun hat. Trotzdem landen regelmässig Excel-Tabellen auf dem Tisch, sei es eine Kostenaufstellung in einem Vertrag, eine Bilanz im Rahmen einer Due Diligence, oder eine mehrjährige Finanzübersicht, die im Rahmen einer steuerlichen Einschätzung geprüft werden muss. Copilot kann hier eine Brücke schlagen, ohne dass man selbst zur Excel-Expertin werden muss.

Warum der Einstieg über Excel für Jurist:innen schwerfällt

Excel-Tabellen sind für geübte Anwenderinnen und Anwender ein mächtiges Werkzeug, für gelegentliche Nutzer aber oft unübersichtlich, insbesondere wenn komplexe Formeln, verschachtelte Bezüge oder umfangreiche Datenmengen im Spiel sind. Wer nicht regelmässig mit Tabellenkalkulationen arbeitet, verliert schnell den Überblick darüber, wie eine bestimmte Zahl überhaupt zustande kommt, was die inhaltliche Bewertung erheblich erschwert, selbst wenn die juristische Fragestellung dahinter eigentlich klar ist.

Copilot kann diese Verständnislücke auf zwei Arten schliessen: Es kann bestehende Formeln in einfachen Worten erklären, und es kann eigenständig Auffälligkeiten in den Daten identifizieren, ohne dass man selbst jede einzelne Zelle manuell nachvollziehen muss. Beide Fähigkeiten zusammen machen Excel auch für gelegentliche Nutzerinnen und Nutzer zugänglich.

Der gezielte Auftrag für eine Plausibilitätsprüfung

Schlechter Prompt:

Was fällt dir an dieser Tabelle auf?

Besserer Prompt:

Analysiere die Entwicklung der Zahlen über die Jahre 2021 bis 2023 und identifiziere strukturelle Inkonsistenzen oder wirtschaftlich nicht plausible Entwicklungen. Begründe deine Einschätzung. Identifiziere alle Positionen mit Bezug zu Gesellschaftern und bewerte, wo sich Risiken über die drei Jahre aufgebaut haben könnten.

Dieser Prompt kombiniert eine allgemeine Plausibilitätsprüfung mit einer gezielten Suche nach einer bestimmten Kategorie von Positionen, hier Gesellschafterbezügen, die in einer steuerlichen Prüfung typischerweise besondere Aufmerksamkeit verdienen. Diese Kombination aus allgemeinem und spezifischem Auftrag lässt sich auf jede andere Fachfrage übertragen, indem man den spezifischen Teil entsprechend anpasst.

Wie man aus dem Ergebnis eine Prüfagenda macht

Eine reine Liste von Auffälligkeiten ist ein erster Schritt, aber noch keine fertige Arbeitsgrundlage. Der nächste, ebenso wichtige Schritt besteht darin, Copilot zu bitten, aus den identifizierten Auffälligkeiten eine priorisierte Prüfungsagenda zu erstellen, die festlegt, welche Punkte zuerst vertieft geprüft werden sollten. Diese Priorisierung verhindert, dass man sich in einer langen Liste kleinerer Auffälligkeiten verliert, statt sich auf die wenigen, tatsächlich bedeutsamen Punkte zu konzentrieren.

Diese zweistufige Vorgehensweise, zuerst Auffälligkeiten identifizieren, dann daraus eine Prüfagenda ableiten, entspricht demselben Prinzip, das sich auch bei der Vertragsprüfung bewährt hat: Erst die Breite erfassen, dann gezielt vertiefen, statt beides in einem einzigen, überladenen Schritt zu versuchen.

Formeln verstehen, ohne Excel-Expertin zu werden

Neben der inhaltlichen Analyse kann Copilot auch einzelne, unverständliche Formeln in einer bestehenden Tabelle in einfachen Worten erklären. Ein Prompt wie erkläre mir, was diese Formel in Zelle D14 berechnet und warum, liefert eine verständliche Erläuterung, ohne dass man selbst die Excel-Syntax entschlüsseln muss. Diese Fähigkeit ist besonders wertvoll bei komplexen, von anderen Personen erstellten Tabellen, deren Logik sich nicht auf den ersten Blick erschliesst.

Wer regelmässig mit denselben Tabellentypen arbeitet, entwickelt mit der Zeit ein gewisses Grundverständnis der wiederkehrenden Formeln, sodass der Bedarf an solchen Erklärungen mit wachsender Erfahrung abnimmt. Bis dahin bietet Copilot eine wertvolle Übersetzungsleistung zwischen der Sprache der Tabellenkalkulation und der Sprache der juristischen Bewertung.

Wo die Grenzen dieser Unterstützung liegen

Copilot kann Auffälligkeiten identifizieren und Formeln erklären, es kann aber keine abschliessende betriebswirtschaftliche oder steuerliche Bewertung vornehmen, die einer entsprechend spezialisierten Fachperson vorbehalten bleibt. Die von Copilot identifizierten Auffälligkeiten sind Ausgangspunkte für eine vertiefte fachliche Prüfung, nicht deren Ersatz, ein Unterschied, der insbesondere bei komplexen steuerlichen oder bilanziellen Fragestellungen strikt beachtet werden sollte.

Wie sich diese Methode auf andere Zahlenwerke übertragen lässt

Das beschriebene Vorgehen, erst Auffälligkeiten identifizieren, dann eine Prüfagenda ableiten, lässt sich über die steuerliche Plausibilitätsprüfung hinaus auf jede andere Zahlenanalyse übertragen, die im juristischen Kontext vorkommt, etwa die Prüfung von Schadenersatzberechnungen, von Vertragsstrafen-Kalkulationen oder von Budgetübersichten im Rahmen einer Compliance-Prüfung. In jedem dieser Fälle hilft dieselbe Grundlogik, sich systematisch durch eine zunächst unübersichtliche Zahlenmenge zu arbeiten.

Wer diese übertragbare Methode einmal verinnerlicht hat, verliert die anfängliche Scheu vor komplexen Tabellen deutlich schneller, weil er weiss, dass ein bewährtes Vorgehen zur Verfügung steht, unabhängig davon, um welche konkrete Zahlenfrage es gerade geht.

Der Umgang mit grossen, unübersichtlichen Datenmengen

Bei sehr grossen Tabellen mit tausenden Zeilen stösst auch Copilot an praktische Grenzen, insbesondere wenn die relevanten Auffälligkeiten nur einen kleinen Bruchteil der Gesamtdaten betreffen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Vorfilterung, etwa durch eine gezielte Eingrenzung auf bestimmte Zeiträume, Kategorien oder Schwellenwerte, bevor die eigentliche Analyse beginnt, um die Antwortqualität zu verbessern und die Verarbeitung zu beschleunigen.

Diese Vorfilterung erfordert ein gewisses Grundverständnis der Datenstruktur, das man sich notfalls ebenfalls von Copilot erklären lassen kann, bevor man die eigentliche inhaltliche Analyse in Auftrag gibt, was den gesamten Prozess in zwei sinnvoll getrennte Schritte aufteilt.

Warum der Dialog mit Copilot hier besonders wertvoll ist

Anders als bei einer einmaligen Textanalyse lohnt sich bei Zahlenwerken oft ein iterativer Dialog: Eine erste Antwort von Copilot wirft häufig neue Fragen auf, etwa warum eine bestimmte Position besonders auffällig ist, die sich in einer Folgefrage gezielt vertiefen lassen. Dieser schrittweise Dialog nutzt die Stärke eines Chatverlaufs, der sich an den bisherigen Kontext erinnert, und erlaubt eine Tiefenprüfung, die mit einem einzigen, umfassenden Prompt kaum zu erreichen wäre.

Wer sich auf diesen iterativen Charakter einlässt, statt nach der ersten Antwort bereits aufzugeben, gewinnt aus komplexen Zahlenwerken deutlich mehr verwertbare Erkenntnisse, als eine einmalige, statische Abfrage liefern könnte.

Ein abschliessender Gedanke zur eigenen Lernkurve

Wer wiederholt mit Copilot an Zahlenwerken arbeitet und sich die entsprechenden Formeln erklären lässt, baut über die Zeit ein eigenes Grundverständnis auf, das über die reine Nutzung des Werkzeugs hinausreicht. Dieser kumulative Lerneffekt ist ein wertvoller Nebeneffekt, der die anfängliche Scheu vor Zahlenwerken nachhaltig reduziert, unabhängig davon, ob im Einzelfall gerade Copilot zur Verfügung steht oder nicht.

Zusatz zur Vorbereitung auf Rückfragen von Fachpersonen

Wird das Ergebnis einer Copilot-gestützten Voranalyse später an eine spezialisierte Fachperson weitergegeben, empfiehlt es sich, neben den identifizierten Auffälligkeiten auch kurz zu dokumentieren, mit welchem Prompt sie erzielt wurden. Diese Transparenz erleichtert es der Fachperson, die Analyse einzuordnen und gezielt nachzufragen, statt die Herkunft der Einschätzung erst mühsam rekonstruieren zu müssen.

Diese Übertragbarkeit auf verschiedenste Zahlenfragen macht die einmal erlernte Methode zu einem der vielseitigsten Werkzeuge im gesamten Copilot-Repertoire eines Rechtsdienstes, weit über die ursprüngliche steuerliche Anwendung hinaus.

Erst die Breite erfassen, dann gezielt vertiefen: Diese zweistufige Logik macht auch komplexe Zahlenwerke für Jurist:innen ohne Zahlen-Affinität zugänglich.

Wer Copilot als Übersetzer zwischen Zahlen und juristischer Bewertung einsetzt, überwindet eine Hürde, die sonst dazu führt, dass komplexe Tabellen ungeprüft an spezialisierte Fachpersonen weitergereicht werden, ohne dass man selbst eine eigene erste Einschätzung entwickeln konnte, eine Einschätzung, die den späteren fachlichen Austausch deutlich effizienter und zielgerichteter macht, und die eigene Sprachfähigkeit im Umgang mit Zahlen nachhaltig stärkt.

Copilot anhand konkreter juristischer Aufgaben einsetzen

Im offenen Online-Workshop arbeiten Sie mit typischen Aufgaben aus Kanzleien, Rechtsdiensten, Verwaltungen und Gerichten. Sie lernen, Copilot sinnvoll anzuleiten, Ergebnisse zu prüfen und wiederverwendbare Arbeitsweisen aufzubauen.