Meine Prompts sind das Ergebnis meiner eigenen Prozesse

Die eigentliche Erkenntnis für Teams: Ein guter Prompt ist geronnene Arbeitslogik. Wer seinen eigenen Prozess nicht kennt, kann ihn nicht an die Maschine delegieren.

Nach zahlreichen Workshops mit juristischen Teams zeigt sich ein Muster, das zunächst überrascht: Die Qualität eines Prompts hängt weniger von technischem Geschick im Umgang mit Copilot ab als davon, wie klar eine Person ihren eigenen Arbeitsprozess kennt. Wer genau weiss, wie er selbst an eine Vertragsprüfung herangeht, formuliert fast automatisch einen guten Prompt. Wer diesen eigenen Prozess nie bewusst reflektiert hat, formuliert auch einen schwachen Prompt, unabhängig davon, wie viele Techniken er theoretisch kennt.

Der Prompt als Spiegel der eigenen Arbeitsweise

Ein Prompt ist im Kern nichts anderes als eine Beschreibung dessen, was man selbst tun würde, wenn man die Aufgabe manuell erledigte, übersetzt in eine Anweisung an ein System. Wer bei einer Vertragsprüfung gewohnheitsmässig zuerst die Definitionen liest, dann die Hauptpflichten, dann die Haftungsregelungen und erst zuletzt die Nebenbestimmungen, sollte genau diese Reihenfolge auch dem System mitgeben. Wer diese eigene Reihenfolge nicht kennt, weil sie nie bewusst gemacht wurde, kann sie auch nicht in einen Prompt übersetzen.

Diese Erkenntnis erklärt, warum zwei Personen mit identischer fachlicher Qualifikation zu sehr unterschiedlichen Prompt-Ergebnissen kommen können. Der Unterschied liegt nicht in der Rechtskenntnis, sondern in der Fähigkeit, die eigene, oft implizite Arbeitsmethode explizit zu machen. Diese Fähigkeit lässt sich trainieren, und genau dieses Training ist der eigentliche Kern einer wirksamen Copilot-Einführung.

Wie man den eigenen Prozess sichtbar macht

Eine bewährte Übung besteht darin, sich vor dem Formulieren eines Prompts kurz auf Papier oder im Kopf zu vergegenwärtigen, wie man dieselbe Aufgabe ohne jede technische Unterstützung angehen würde. Welche Frage stellt man sich zuerst? Welche Informationen sucht man als Zweites? An welcher Stelle zieht man üblicherweise eine Kollegin oder einen Kollegen hinzu? Diese Fragen lassen sich in wenigen Minuten beantworten und liefern die Grundlage für einen präzisen Prompt, weil sie den eigenen, gewachsenen Arbeitsprozess in einzelne, benennbare Schritte zerlegen.

Ein hilfreicher Trick besteht darin, Copilot selbst in diesen Reflexionsprozess einzubeziehen: Man bittet das System, die fünf wesentlichsten Fragen zu stellen, um die eigene Arbeitsweise zu verstehen, beantwortet diese Fragen, und lässt sich daraus einen strukturierten Prompt oder eine Sammlung individueller Anweisungen erstellen. Dieser Umweg über das System selbst erleichtert vielen Personen den Einstieg, weil er die anfängliche Hürde nimmt, die eigene Methode ganz von Grund auf selbst formulieren zu müssen.

Warum das für die Teamarbeit besonders wichtig ist

In einem Team mit mehreren Personen zeigt sich schnell, dass unterschiedliche Menschen auch bei derselben Aufgabe unterschiedliche implizite Prozesse verfolgen. Das ist an sich kein Problem, solange am Ende vergleichbare Ergebnisse herauskommen. Es wird zu einem Problem, wenn diese unterschiedlichen Prozesse nie bewusst gemacht und abgeglichen werden, weil dann auch die daraus entstehenden Prompts stark variieren und die Ergebnisse im Team uneinheitlich bleiben, obwohl alle mit demselben Werkzeug arbeiten.

Ein gemeinsamer Workshop, in dem mehrere Personen ihre jeweiligen Prozesse für dieselbe Aufgabenart offenlegen und vergleichen, bringt oft überraschende Unterschiede zutage und schafft die Grundlage für gemeinsame, im Team abgestimmte Prompts, die dann von allen genutzt werden können. Diese Vereinheitlichung ist einer der grössten, aber am wenigsten sichtbaren Vorteile einer strukturierten Einführung, weil sie nicht nur die Copilot-Nutzung verbessert, sondern nebenbei auch die eigene Arbeitsmethode im Team transparenter macht.

Der langfristige Effekt auf die eigene Arbeit

Wer sich wiederholt mit der eigenen Prozessstruktur auseinandersetzt, um sie in Prompts zu übersetzen, gewinnt einen Nebeneffekt, der über die Copilot-Nutzung hinausreicht: ein geschärftes Bewusstsein für die eigene Arbeitsweise insgesamt. Viele Teilnehmende berichten, dass sie durch diese Übung Schwachstellen in ihrem eigenen, bisher unreflektierten Vorgehen entdeckt haben, unabhängig davon, ob Copilot überhaupt im Spiel war.

Dieser Nebeneffekt macht die Auseinandersetzung mit guten Prompts zu mehr als einer reinen Technikfrage. Sie wird zu einer Gelegenheit, die eigene juristische Arbeitsmethode bewusst zu reflektieren und zu verbessern, eine Gelegenheit, die im hektischen Alltag sonst selten entsteht.

Eine Praxis, die sich im Team etablieren lässt

Organisationen, die diesen Zusammenhang erkannt haben, führen die Prozessreflexion oft als festen Bestandteil ihrer Einführung ein, noch bevor die eigentliche Prompt-Technik im Detail behandelt wird. Jede Person beschreibt zunächst ihren eigenen Prozess für eine typische, wiederkehrende Aufgabe, bevor sie versucht, diesen Prozess in einen Prompt zu übersetzen. Diese Reihenfolge, erst der eigene Prozess, dann die Technik, führt zuverlässig zu besseren und individuell passenderen Ergebnissen als der umgekehrte Weg, bei dem man mit vorgefertigten Prompt-Vorlagen beginnt, ohne den eigenen Prozess dahinter zu kennen.

Diese Erkenntnis mag zunächst überraschen, weil sie den Fokus von der Technologie weg und zurück auf die eigene juristische Praxis lenkt. Genau das ist aber der Punkt: Copilot verstärkt eine bestehende Arbeitsweise, gute wie schwache. Wer diese Arbeitsweise zuerst schärft, profitiert vom Werkzeug in einem Ausmass, das mit reiner Technikschulung nie erreicht würde.

Die Kehrseite dieser Erkenntnis

Diese Erkenntnis hat auch eine Kehrseite, die selten ausgesprochen wird: Ein Team, dessen eigene Arbeitsprozesse unausgereift oder inkonsistent sind, wird diese Schwächen durch den Einsatz von Copilot nicht automatisch beheben, sondern möglicherweise sogar verstärken, weil ungenaue Prozesse zu ungenauen Prompts und damit zu ungenauen Ergebnissen führen, die durch die professionelle sprachliche Form von Copilot zusätzlich kaschiert werden.

Wer diese Chance nutzt, gewinnt doppelt: eine bessere Copilot-Nutzung und eine geschärfte eigene Arbeitsmethode, die auch unabhängig vom Werkzeug Bestand hat. Diese doppelte Wirkung erklärt, warum eine gut gemachte Einführung weit über die reine Werkzeugkompetenz hinausreicht.

Unabhängigkeit vom einzelnen Werkzeug

Ein letzter Aspekt betrifft die langfristige Unabhängigkeit von einem bestimmten Werkzeug. Wer die eigene Arbeitsweise einmal bewusst in Prozessschritte zerlegt hat, kann diese Struktur auf jedes künftige Werkzeug übertragen, unabhängig davon, ob es sich um eine neue Version von Copilot oder ein völlig anderes System handelt. Diese Übertragbarkeit macht die Investition in die eigene Prozessreflexion besonders wertvoll, weil sie nicht an ein einzelnes Produkt gebunden ist.

Diese Weitsicht unterscheidet eine nachhaltige Einführung von einer, die nur auf die Bedienung eines bestimmten Werkzeugs zielt. Teams, die diesen Unterschied verstehen, investieren bewusst in die eigene Prozesskompetenz und behandeln das jeweilige KI-Werkzeug als austauschbares Mittel zum Zweck, nicht als Selbstzweck, dem man die eigene Arbeitsweise unterordnet.

Diese Überlegung lohnt sich für jedes Team, unabhängig von seiner Grösse, weil sie die Frage in den Mittelpunkt rückt, die am Ende wirklich zählt: nicht, wie gut man ein bestimmtes Werkzeug bedienen kann, sondern wie klar man die eigene Arbeit versteht.

Genau diese Verschiebung des Fokus, weg von der reinen Werkzeugbedienung und hin zur eigenen fachlichen Klarheit, macht den nachhaltigen Unterschied zwischen einer Organisation, die Copilot nur benutzt, und einer, die es wirklich beherrscht.

Am Ende zeigt sich: Die Investition in die eigene Prozessklarheit zahlt sich unabhängig von jeder einzelnen Technologie aus, und genau das macht sie zur nachhaltigsten aller Massnahmen, die ein Rechtsdienst im Umgang mit Künstlicher Intelligenz ergreifen kann, weit über den Tag hinaus, an dem eine bestimmte Softwareversion aktuell ist.

Die KI wird nicht plötzlich intelligent. Meine Prompts sind die Resultate meiner eigenen Prozesse und Schritte.

Ein Team, das seine eigenen Arbeitsprozesse kennt und benennen kann, schreibt bessere Prompts nahezu automatisch. Ein Team, das diese Prozesse nie bewusst gemacht hat, wird auch mit der besten Prompt-Technik unter seinen Möglichkeiten bleiben. Genau deshalb beginnt eine wirksame Copilot-Einführung nicht beim Werkzeug, sondern bei der eigenen Arbeitsweise.

Copilot anhand konkreter juristischer Aufgaben einsetzen

Im offenen Online-Workshop arbeiten Sie mit typischen Aufgaben aus Kanzleien, Rechtsdiensten, Verwaltungen und Gerichten. Sie lernen, Copilot sinnvoll anzuleiten, Ergebnisse zu prüfen und wiederverwendbare Arbeitsweisen aufzubauen.