Wann Copilot besser passt als ChatGPT, und wann nicht

Beide Werkzeuge haben ihren Platz. Wer den Unterschied kennt, wählt bewusst statt aus Gewohnheit.

Die Frage kommt in jeder Schulung. Soll ich Copilot nehmen oder ChatGPT? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, woran Sie gerade arbeiten. Tool-Gläubigkeit hilft hier nicht. Eine klare Zuordnung schon, und genau die fehlt in den meisten Rechtsdiensten bis heute.

Copilot passt, wenn die eigenen Daten im Spiel sind

Copilot ist stark, sobald es um Informationen geht, die in der eigenen Microsoft-Umgebung liegen. Ein Mailverlauf, den man erfassen will. Ein Vertrag, den man prüfen muss. Ein Sitzungstranskript, aus dem Beschlüsse und Fristen herausgezogen werden sollen. Eine Tabelle, deren Auffälligkeiten man verstehen will.

In diesen Fällen ist der Zugriff auf die eigenen Dokumente der entscheidende Vorteil. Man muss nichts hineinkopieren, nichts zusammentragen, nichts von Hand aufbereiten. Copilot arbeitet direkt am Original. Das spart nicht nur Zeit, es reduziert auch das Risiko, dass beim Kopieren wichtiger Kontext verloren geht.

Typische Copilot-Fälle: Vertragsprüfung in Word, Threads verdichten in Outlook, Protokolle und Follow-up in Teams, Zahlen einordnen in Excel, Entscheidungsvorlagen in PowerPoint. Überall dort, wo interne Daten die Grundlage bilden, spielt Copilot seine Stärke aus.

ChatGPT passt, wenn es um Freiraum geht

Für anderes ist ein offenes Chatmodell oft die bessere Wahl. Freies Durchdenken einer Fragestellung. Formulierungsvarianten für einen Text, der noch keine Datengrundlage braucht. Allgemeine Erklärungen zu einem unbekannten Rechtsgebiet. Ein erstes Gerüst für eine Argumentation, das man später mit eigenen Fakten füllt.

Hier ist der fehlende Datenzugriff kein Nachteil. Man will ja gerade nicht in den eigenen Dossiers arbeiten, sondern denken, entwerfen, ausprobieren. Ein offenes Modell zwingt einen dazu, den Gedanken selbst zu strukturieren, bevor man ihn einer konkreten Akte zuordnet. Das kann für die erste Klärung einer Fragestellung sogar hilfreich sein.

Eine einfache Entscheidungshilfe

Bevor Sie ein Werkzeug öffnen, stellen Sie sich eine Frage: Liegt die Grundlage meiner Aufgabe in meinen eigenen Daten?

• Ja: Copilot. Der Zugriff auf Mail, Dokument, Transkript oder Tabelle ist der Punkt, der den Unterschied macht.

• Nein: Ein offenes Modell reicht oft und ist manchmal flexibler, gerade in der frühen Phase einer Fragestellung.

Diese Frage klingt banal. Sie erspart viel Frust. Denn die meiste Enttäuschung über Copilot entsteht, wenn man es für Aufgaben einsetzt, für die es nicht gebaut ist. Und umgekehrt entsteht die meiste Enttäuschung über offene Chatmodelle, wenn man von ihnen verlangt, etwas über die eigene Kanzlei zu wissen, das sie gar nicht kennen können.

Ein wichtiger Vorbehalt zur Datenlage

Ein Punkt gehört zur ehrlichen Zuordnung dazu. Die Frage, welche Informationen überhaupt in welches Werkzeug eingegeben werden dürfen, ist nicht mit der Frage nach dem Komfort identisch. Berufsgeheimnis, Amtsgeheimnis und Datenschutz setzen Grenzen, die unabhängig davon gelten, welches Tool bequemer wäre.

Copilot in der geschäftlichen Microsoft-365-Umgebung steht dabei auf einer anderen vertraglichen Grundlage als ein frei zugängliches Chatmodell. Das ist ein eigenes Thema, das vor dem produktiven Einsatz geklärt sein muss. Für die reine Werkzeugwahl gilt: Der Datenzugriff entscheidet über die Eignung, die Rechtslage über die Zulässigkeit. Beides muss geprüft werden, aber es sind zwei verschiedene Prüfungen.

Ein Praxisbeispiel zur Illustration

Eine Verwaltungsrätin bereitet eine Stellungnahme zu einer neuen Regulierung vor. Der erste Schritt, sich einen Überblick über die Regulierung und vergleichbare Fälle zu verschaffen, eignet sich für ein offenes Modell oder einen Recherche-Agenten. Der zweite Schritt, die Stellungnahme mit dem internen Vertragsbestand und der bisherigen Kommunikation abzugleichen, gehört in Copilot. Wer beide Schritte im selben Werkzeug erledigen will, verliert entweder den externen Überblick oder den internen Bezug.

Ein zweites Beispiel zeigt die Kehrseite. Ein Rechtsdienst will eine interne Richtlinie zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz erarbeiten. Die ersten Überlegungen, welche Themen eine solche Richtlinie überhaupt behandeln sollte, lassen sich gut in einem offenen Modell durchdenken, ohne dass schon ein Dokument existiert. Sobald aber ein erster Entwurf steht und mit bestehenden internen Weisungen abgeglichen werden muss, wechselt man zu Copilot. Der Wechsel ist kein Umweg. Er folgt der Logik, wo die relevante Information gerade liegt.

Warum sich die Wahl nicht von selbst einspielt

Man könnte annehmen, dass sich diese Zuordnung im Alltag von selbst ergibt. Die Erfahrung zeigt das Gegenteil. Wer an ein bestimmtes Werkzeug gewöhnt ist, greift aus Bequemlichkeit dazu, auch wenn die Aufgabe eigentlich besser zum anderen passt. Wer mit ChatGPT sozialisiert wurde, versucht es zuerst dort, selbst wenn die Antwort ohne internen Kontext kaum mehr als eine Vermutung sein kann. Wer nur Copilot kennt, versucht darin auch offene Denkarbeit zu erledigen, für die es nicht gebaut ist.

Diese Gewohnheit lässt sich nicht mit einem einzelnen Hinweis auflösen. Sie braucht wiederholte Praxis an echten Fällen, bei denen die falsche Werkzeugwahl sichtbar zu einem schwächeren Ergebnis führt. Genau das ist der Unterschied zwischen einer einmaligen Erklärung und einer Schulung, die lange genug an konkreten Aufgaben bleibt, bis die Zuordnung zur Gewohnheit wird.

Eine Frage, die sich lohnt, bevor man tippt

Manche Teams führen inzwischen eine ganz einfache Praxis ein, um die Werkzeugwahl zu erleichtern. Bevor eine Aufgabe an ein KI-Werkzeug delegiert wird, hält man kurz inne und formuliert für sich, woher die entscheidende Information stammt. Kommt sie aus einem Dokument, einer Mail oder einem Gespräch, das bereits existiert? Dann ist der Weg zu Copilot klar. Kommt sie aus nichts Bestehendem, sondern muss erst gedanklich entwickelt werden? Dann liegt die Stärke eher bei einem offenen Modell.

Diese kurze Selbstbefragung dauert wenige Sekunden. Sie verhindert aber viele der kleinen Frustmomente, die entstehen, wenn man das falsche Werkzeug für eine Aufgabe wählt und sich erst nach mehreren erfolglosen Versuchen eingesteht, dass man eigentlich zum anderen hätte wechseln sollen. Mit der Zeit wird aus dieser bewussten Frage eine unbewusste Routine, und genau an diesem Punkt beginnt sich die Investition in eine saubere Einführung tatsächlich auszuzahlen.

Eine Randbemerkung zu hybriden Aufgaben

Nicht jede Aufgabe lässt sich sauber einem der beiden Werkzeuge zuordnen. Manche Fälle beginnen offen und enden datengebunden, oder umgekehrt. Eine erste Einschätzung zu einer neuen gesetzlichen Regelung mag mit einem offenen Modell beginnen, weil noch nichts Internes dazu existiert. Sobald aber die ersten eigenen Notizen, ein Besprechungsprotokoll oder ein interner Entwurf entstehen, verschiebt sich die Aufgabe in den Bereich, für den Copilot gebaut ist. Der Wechsel zwischen den Werkzeugen im Verlauf eines einzigen Falls ist also nicht die Ausnahme, sondern eher die Regel, sobald ein Vorgang länger als einen Tag dauert.

Wer das erkennt, muss den Wechsel nicht als Bruch empfinden, sondern als natürlichen Teil des Arbeitsablaufs. Die Fähigkeit, im richtigen Moment vom offenen Denken zur datengebundenen Arbeit zu wechseln, unterscheidet erfahrene Anwenderinnen und Anwender von jenen, die ein einziges Werkzeug für alles zu biegen versuchen.

Was passiert, wenn man die Zuordnung ignoriert

Die Kosten einer falschen Werkzeugwahl sind selten dramatisch, aber sie summieren sich. Wer eine interne Recherche in einem offenen Modell beginnt, obwohl die relevanten Vorgaben längst in der eigenen Ablage liegen, verbringt Zeit damit, dem Modell mühsam zu erklären, was es eigentlich schon vor Ort finden könnte. Wer umgekehrt eine offene, noch unstrukturierte Fragestellung in Copilot bearbeitet, bekommt Antworten, die stark an den vorhandenen internen Dokumenten kleben, obwohl gerade ein unabhängiger Blick gefragt gewesen wäre.

Beide Fehler sind harmlos, wenn sie einmal passieren. Wiederholen sie sich über Monate in einem ganzen Team, verfestigt sich ein ineffizienter Arbeitsstil, der schwerer zu korrigieren ist als eine einmalige Fehlentscheidung. Deshalb lohnt es sich, die Zuordnung früh und bewusst einzuüben, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Antwort auf eine allgemeine Frage gesucht? Offenes Modell. Arbeit an den eigenen Daten? Copilot.

Wer beide Werkzeuge kennt, muss sich nicht für eines entscheiden. Er wählt pro Aufgabe. Das ist der Unterschied zwischen einem Tool, das man gewohnt ist, und einem, das man beherrscht. Und genau dieser Unterschied ist es, der in einer strukturierten Einführung vermittelt wird, nicht in einer zufälligen Testphase, die irgendwann im Sand verläuft.

Microsoft Copilot für Juristinnen und Juristen vertiefen

Im offenen Online-Webinar lernen Sie, Microsoft Copilot gezielt im juristischen Alltag einzusetzen. Im Fokus stehen konkrete Anwendungen in Outlook, Word, Teams und weiteren Microsoft-365-Programmen.