Welche Leitplanken braucht eine juristische Organisation für KI – und wer setzt sie?

Die häufigste Frage, die Mitarbeitende in Kanzleien, Rechtsdiensten und Behörden zum Thema KI stellen, ist nicht: «Welches Tool ist das beste?» Sie ist: «Was darf ich?»

Wenn diese Frage nicht klar beantwortet ist, beantwortet sie jeder für sich selbst. Das ist keine Kritik an den Mitarbeitenden – sondern eine Diagnose fehlender Führungsarbeit. Leitplanken zu setzen ist deshalb kein administrativer Schritt, sondern ein Führungsakt.

Was Leitplanken sind – und was nicht

Leitplanken sind keine Verbotsliste. Sie sind kein Compliance-Dokument, das auf der Ablage verschwindet. Leitplanken sind der kommunizierte Entscheidungsrahmen, der klarstellt: Wer darf was, unter welchen Bedingungen, mit welcher Verantwortung.

Leitplanken geben Mitarbeitenden Handlungssicherheit. Sie schützen die Organisation vor datenschutzrechtlichen, berufsrechtlichen und haftungsrechtlichen Risiken. Und sie sind die Voraussetzung dafür, dass Governance im Alltag gelebt wird – nicht nur auf Papier existiert.

Was in Leitplanken stehen muss

Freigegebene Nutzungsbereiche

Welche Tools sind für welche Aufgaben freigegeben? Diese Liste ist konkret und datiert – nicht «grundsätzlich ja, aber». Eine Ampellogik hilft: Grün (freigegeben ohne Einschränkungen), Gelb (freigegeben mit bestimmten Bedingungen), Rot (nicht freigegeben). Für jede Kategorie konkrete Beispiele aus dem eigenen Alltag.

Datenkategorien

Was darf in KI-Systeme eingegeben werden und was nicht? Diese Unterscheidung folgt dem Schutzniveau der Daten: öffentlich zugängliche Informationen, interne Dokumente, personenbezogene Daten, berufsgeheimnisgeschützte Inhalte, amtsgeheimnisrelevante Informationen.

Diese Unterscheidung ist nicht optional. Sie ist datenschutzrechtlich zwingend und berufsrechtlich relevant. Wer in einem KI-System mandatsbezogene Daten verarbeitet, ohne die Hilfspersonenlogik geprüft zu haben, riskiert eine Berufsgeheimnisverletzung.

Qualitätssicherung

Wer prüft KI-Outputs, bevor sie nach aussen gehen oder in mandatsrelevante Dokumente einfliessen? Wie wird diese Prüfung dokumentiert? In juristischen Organisationen ist Qualitätssicherung keine Option – sie ist berufsrechtliche Anforderung.

Verantwortlichkeiten und Überprüfungsrhythmus

Wer entscheidet über neue Tools? Wer nimmt Problemmeldungen entgegen? Wer aktualisiert die Leitplanken? Diese Fragen brauchen Namen, nicht Funktionsbezeichnungen. Und: Ein konkretes Datum für die nächste Überprüfung gehört zum Dokument – die KI-Landschaft verändert sich schnell.

Wer die Leitplanken setzt

Die Führungsebene. Nicht IT, nicht externe Berater, nicht der Datenschutzbeauftragte allein. Diese Personen können und sollen den Prozess unterstützen. Aber die inhaltliche Entscheidung – was darf KI in dieser Organisation – ist eine Führungsentscheidung.

Ein Leitplanken-Dokument, hinter dem die Führung nicht sichtbar steht, wird nicht gelebt. Es wird zur Compliance-Formalität, die niemanden wirklich orientiert.

Leitplanken in Partnerschaftsstrukturen und Behörden

In Kanzleien mit Partnerschaftsstruktur brauchen Leitplanken einen Konsensbildungsprozess. Partner, die nicht eingebunden waren, werden das Dokument nicht als bindend empfinden. In Behörden gilt Ähnliches: Wenn Richterinnen oder Führungskräfte die Leitplanken nicht mitgetragen haben, bleiben sie Papier.

Das ist keine Schwäche des Systems, es ist eine Anforderung, die die Einführungsstrategie von Anfang an berücksichtigen muss.

Was nach der Verabschiedung passiert

Das Dokument wird kommuniziert, aktiv, mit Erklärung der Hintergründe. Nicht als Versand per E-Mail mit der Bitte um Kenntnisnahme. Mitarbeitende, die verstehen, warum Leitplanken so gesetzt sind, halten sie besser ein als solche, die nur wissen, was verboten ist.

Begleitend: eine kurze Einführung zur praktischen Anwendung. Nicht als IT-Training, sondern als Orientierungsgespräch: Was bedeutet das konkret für meinen Alltag?

Umfang

Drei bis fünf Seiten für eine mittelgrosse Kanzlei. Präzise, verständlich, mit Datum. Kein Regelwerk von dreissig Seiten, das liest und lebt niemand. Das Ziel ist ein Dokument, das Mitarbeitende tatsächlich als Orientierung nutzen – nicht als Ablage.

Leitplanken, die von der Führung nicht getragen werden, schützen nicht. Sie geben nur den Anschein von Governance.

Diese Frage ist Teil einer strukturierten KI-Einführung. Den Gesamtrahmen liefert die Übersichtsseite.

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