Organisationsprofile auf justitia.swiss: Struktur, Rechte, Verwaltung
- David Schneeberger
- 7. Mai
- 2 Min. Lesezeit
1. Ausgangsfrage
Das Organisationsprofil auf justitia.swiss ist der Kern der Plattformidentität einer Kanzlei oder Behörde. Wer unter welchem Profil einreicht, welche Mitarbeitenden Zugang haben, wie viele Profile sinnvoll sind. Diese Fragen werden oft zu spät gestellt und dann unter Zeitdruck beantwortet.
2. Warum die Frage oft falsch gestellt ist
Ein verbreiteter Ansatz: jede Abteilung, jeden Standort, jede Praxisgruppe mit einem eigenen Profil auszustatten – nach dem Prinzip «mehr Abgrenzung ist besser». In der Praxis erzeugt das Verwaltungsaufwand, Zustellungsprobleme für Gegenparteien und interne Verwirrung darüber, welches Profil für welches Mandat zuständig ist.
3. Entscheidungsdimensionen
1. Aufbau und Logik eines Organisationsprofils
Ein Organisationsprofil auf justitia.swiss entspricht einer juristisch und betrieblich identifizierbaren Einheit: Name, Adresse, Kontaktdaten. Alle Mitglieder dieses Profils sehen die gesamte Plattformkorrespondenz, die unter diesem Profil läuft. Es gibt keine Silos innerhalb eines Profils.
2. Wie viele Profile braucht eine Organisation?
Die Faustregel: ein Profil pro physische Adresse. Das entspricht der Logik der heutigen Briefzustellung. Mehrere Standorte rechtfertigen mehrere Profile, weil Zustellungen an den richtigen Standort adressiert werden können.
Mehrere Profile für eine einzige Adresse sind in Ausnahmefällen möglich und sinnvoll, etwa wenn eine Kanzlei mit einer Behörde in einem Dossier kommuniziert, bei dem Rollenkonflikte vermieden werden müssen. Diese Ausnahmen sollten bewusst entschieden, nicht unreflektiert konfiguriert werden.
3. Administratoren und Mitgliederverwaltung
Jedes Organisationsprofil hat mindestens einen Administrator. Der Administrator verwaltet Mitgliedschaften, Zugriffsrechte und Konfiguration. Diese Rolle muss namentlich besetzt, mit einem Stellvertreter versehen und intern bekannt sein.
Mitglieder können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden. Bei Personalwechsel muss die Profilverwaltung zeitnah aktualisiert werden. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter mit weiter bestehendem Profilzugang ist ein Sicherheitsproblem.
4. Benachrichtigungskonfiguration
Das Profil kann so konfiguriert werden, dass bei eingehenden Nachrichten eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst wird. Die Frage, an welche Adresse – zentral oder individuell – ist eine Betriebsentscheidung, keine technische Einstellung.
Empfehlung: Eine zentrale Benachrichtigungsadresse (z.B. posteingang@kanzlei.ch) mit klarer Verantwortlichkeit ist zuverlässiger als individuelle Konfigurationen, die bei Abwesenheit lückenlos funktionieren müssen.
Ob es eine solche Benachrichtigung überhaupt braucht, ist eine andere Frage.
4. Typische Fehlannahmen
«Profile sind technisch – das richtet die IT ein.» Die technische Einrichtung ist einfach. Die Entscheidungen dahinter, d.h. wie viele Profile, wer Mitglied, wer Administrator, das sind Prozessentscheidungen.
«Wir können das nachträglich ändern.» Ja, aber ein Profilwechsel mitten im Betrieb erfordert Kommunikation an Gegenparteien und Gerichte. Besser: einmal richtig entscheiden.
5. Entscheidungsrahmen
Wenn Sie einen Standort haben → ein Profil.
Wenn Sie mehrere Standorte haben → ein Profil pro Standort, mit je eigenem Administrator und Benachrichtigungslogik.
Wenn Sie Interessenkonflikte befürchten → prüfen Sie, ob separate Profile notwendig sind oder ob interne Aktenführungsregeln ausreichen.
6. Einordnung in die Gesamtarchitektur
Organisationsprofile sind Teil der Rollendimension in der vollständigen Justitia-4.0-Entscheidungsarchitektur. Überblick auf der Pillar-Seite.
7. Mandatshinweis
Die optimale Profilstruktur für Ihre Organisation lässt sich in einem klar strukturierten Analyseschritt bestimmen. Im Rahmen eines Mandats definiere ich die Profilarchitektur, bevor die erste technische Einrichtung erfolgt.
