Interne Prozesse zu Justitia 4.0: Freigabe, Zugang und Stellvertretung

Ausgangsfrage

Wenn der erste Schriftsatz über justitia.swiss versandt werden soll, stellt sich die Frage, die vorher niemand gestellt hat: Wer darf das eigentlich? Wer hat Zugang zur Plattform? Wer ist verantwortlich, wenn ein Dokument ankam und drei Tage lang niemand es abgeholt hat? Wer übernimmt, wenn die zuständige Person krank ist? Diese Fragen klingen nach Betriebslogistik. Sie sind Rechtsfragen.

Warum die Frage oft falsch gestellt ist

Die verbreitete Annahme: Die Plattform zu nutzen bedeutet, jeden Anwalt und jede Anwältin mit einem eigenen Account auszustatten. Das ist möglich, aber nicht zwingend und für die meisten Kanzleien nicht sinnvoll.

Justitia.swiss funktioniert mit Organisationsprofilen. Alle Mitglieder eines Profils sehen die gesamte Korrespondenz dieses Profils. Das bedeutet: Ein zentralisiertes Modell – in dem Sekretariat oder Office-Management den Eingang beobachten – ist nicht nur möglich, sondern für viele Organisationen die bessere Lösung. Die Frage ist nicht, wer einen Account haben kann. Die Frage ist, wer Zugang haben soll und wer die Verantwortung trägt.

Entscheidungsdimensionen

Freigabe ohne Unterschrift

Die qualifizierte elektronische Signatur ist für Anwältinnen und Anwälte bei der Einreichung über justitia.swiss nicht mehr erforderlich. Die Authentifizierung über die Plattform genügt. Das ist eine Vereinfachung, aber auch ein Problem.

Bisher war die Unterschrift das interne Freigabesignal: Ein Schriftsatz war fertig, wenn er unterschrieben war. Dieses Signal fällt weg. Es muss durch ein neues ersetzt werden. Typische Lösungen: eine explizite Freigabenotiz im Dossier, ein Workflow-Status in der Geschäftsverwaltungslösung, eine E-Mail-Bestätigung. Was die Lösung ist, ist weniger wichtig als die Tatsache, dass sie existiert und bekannt ist.

Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit

Wer Zugang zur Plattform hat, kann Dokumente versenden und empfangen, für die gesamte Organisation. Das ist kein theoretisches Risiko: Ein versehentlicher Versand oder ein nicht rechtzeitig abgeholtes Dokument kann verfahrensrechtliche Konsequenzen haben.

Die Zugriffsrechte müssen bewusst vergeben werden. Nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter braucht Sendeberechtigung. Die Kombination aus Empfangszugang (wer sieht den Eingang?) und Sendeberechtigung (wer kann abschicken?) sollte schriftlich geregelt sein.

Stellvertretung und Abwesenheitsregelung

Was passiert, wenn die zuständige Person zwei Wochen in den Ferien ist und ein Dokument eintrifft? Die 7-Tage-Abholfrist läuft auch während der Ferienzeit. Eine nicht abgeholte Nachricht gilt nach Fristablauf als zugestellt.

Die Stellvertretungsregelung muss vor der ersten Nutzung definiert sein und nicht danach. Wer ist back-up für wen? Wer überwacht den Posteingang bei Abwesenheit? Wie wird das intern kommuniziert? In vielen Kanzleien existiert diese Regelung für den physischen Posteingang. Sie muss analog für die Plattform gelten.

Benachrichtigungslogik

justitia.swiss kann so konfiguriert werden, dass bei eingehenden Nachrichten eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst wird. Diese Benachrichtigung geht an eine oder mehrere definierte Adressen. Die Entscheidung – zentrale Sammeladresse oder individuelle Adressen – hat operative Konsequenzen.

Eine zentrale Benachrichtigungsadresse (z.B. posteingang@kanzlei.ch) stellt sicher, dass der Eingang immer überwacht wird, unabhängig davon, wer gerade anwesend ist. Sie verlangt aber auch, dass jemand diese Adresse aktiv betreut und nicht nur passiv überwacht.

Typische Fehlannahmen

«Das regelt sich von selbst.» Nein. Die ersten Wochen im Betrieb sind der häufigste Zeitpunkt für Fehler weil Prozesse noch nicht eingespielt sind.

«Jeder Anwalt sollte seinen eigenen Account haben.» Vielleicht. Aber «jeder hat einen Account» ist keine Prozessentscheidung, es ist die Vermeidung einer Prozessentscheidung.

«Die Unterschrift hat keine Funktion mehr.» Die rechtliche Funktion für die Einreichung ja. Die interne Freigabefunktion bleibt. Sie braucht ein neues Instrument.

Entscheidungsrahmen

• Wenn Ihre Kanzlei weniger als 10 Personen hat → ein zentrales Profil mit klarer Verantwortlichkeit für Posteingang ist die effizienteste Lösung.

• Wenn Sie mehrere Standorte haben → ein Profil pro Standort, mit je eigener Postverantwortung.

• Wenn Sie die Freigabe neu regeln müssen → definieren Sie zuerst, was «freigegeben» bedeutet, bevor Sie das technische Instrument wählen.

  
  

Einordnung in die Gesamtarchitektur

Prozessarchitektur ist eine der sechs Dimensionen der vollständigen Justitia-4.0-Entscheidungsarchitektur. Den Überblick liefert die Haupt-Seite.

Mandatshinweis

Prozessdefinition vor Plattform-Einrichtung: Das ist die Reihenfolge, die funktioniert. Im Rahmen eines Mandats begleite ich Kanzleien und Behörden bei der Dokumentation der Ist-Prozesse und dem Design der Soll-Prozesse – bevor die erste technische Entscheidung getroffen wird.

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